Tenir le registre des violations de données

Le cabinet documente toute violation de données personnelles dans un registre (art. 33, § 5, RGPD) et la notifie à l'Autorité de protection des données dans les 72 heures de sa découverte, sauf si elle n'engendre probablement pas de risque pour les personnes (art. 33, § 1, RGPD). Le registre est réservé aux associés, une fois les « Outils RGPD du cabinet » allumés.

1. Ouvrez « Réglages », l'espace, « Sécurité et données », carte « RGPD », puis « Ouvrir le registre » et « Déclarer une violation ».
2. Remplissez l'intitulé, la date et l'heure de découverte (heure de Bruxelles), la nature, les catégories de données, les personnes touchées, les conséquences et les mesures. Cliquez sur « Inscrire au registre ».
3. Sur la fiche, choisissez « Notifier l'APD » ou « Ne pas notifier » : ce second choix exige une justification, conservée au registre.
4. Téléchargez les brouillons « Notification à l'APD (.docx) » et « Lettre aux personnes (.docx) », relisez-les, puis notez la date de notification et, le cas échéant, celle de l'information des personnes (art. 34 RGPD).

• le compteur de 72 heures se lit sur la ligne du registre, sur la fiche et dans Ma journée des associés ; au-delà, la notification doit indiquer les motifs du retard ;
• un incident chez Diligence vous est notifié par l'éditeur : il apparaît au registre avec la pastille « Éditeur », ses champs déclarés sont en lecture seule et il ne peut pas être supprimé ;
• les brouillons sont des modèles à relire, pas des textes légaux de Diligence.

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