Circuits automatiques : quand un événement arrive, enchaîner les étapes
Assigner une tâche, prévenir un membre, préparer un projet et demander sa relecture dès qu'un événement arrive au dossier, avec une validation quand vous le voulez.
- Où dans l'application
- Travail › Dossiers › Fiche du dossier
- Accès
- Associés de l'espace
Autres guides de cette rubrique
- Calculer un délai et recevoir les rappels
- Suivre la prescription d'une action
- Calendrier de procédure (art. 747 C. jud.) : toutes les échéances en une fois
- Les notes et l'activité d'un dossier : tout l'historique au même endroit
- Dossiers BAJ : préparer l'encodage dans LAO ou la BJB-module
- La section Aide juridique : désignations, à encoder, clôtures et paiements
- Fin de mission BAJ : relevé, contrôle, décharge ou retrait, arriérés et TVA
- Les outils de calcul gratuits : délais, intérêts, indemnité, recouvrement, numéros, jours entre deux dates
- Ouvrir un dossier, ajouter les parties et vérifier les conflits
- La fiche du dossier : procédure, faits, phases et passation
- Écrire dans un dossier : note, e-mail, courrier, acte ou dictée
- Restreindre un dossier et exclure un membre (muraille de Chine)
- Sous-dossiers : facturer plusieurs dossiers ensemble
- Dossiers en série : une réclamation en masse
- Modèles de dossier : démarrer avec les bons classeurs et tâches
- Champs personnalisés des dossiers et des contacts
- Circuits automatiques : quand un événement arrive, enchaîner les étapes
- Clôturer et archiver un dossier : la liste de contrôle, le motif et la lettre de clôture
Un circuit se lit « Quand… alors… ». Quand un événement arrive au dossier, Diligence exécute ses étapes dans l'ordre : assigner une tâche, notifier, générer un projet depuis un modèle, demander la relecture de ce projet. Chaque étape s'inscrit dans l'activité du dossier.
- Événements : le dossier est créé, il entre dans une phase, son statut change, une attente est reçue, une pièce est ajoutée, une facture du dossier est payée, une échéance approche (à J-n, vérifié chaque matin).
- Destinataires : le responsable du dossier, le membre à l'origine de l'événement, les associés ou un membre choisi.
Créer un circuit
- Ouvrez les réglages de l'espace, section « Dossiers et modèles », bloc « Circuits ». Seul un associé règle les circuits.
- Cliquez sur « Activer » : tant que l'interrupteur est éteint, aucun circuit ne part.
- Cliquez sur « Ajouter un circuit », nommez-le et choisissez l'événement sous « Quand », avec sa précision (une phase, un statut, une attente, un nombre de jours).
- Sous « Alors », ajoutez les étapes : action, intitulé, destinataire. Les flèches changent leur ordre.
- Cochez « Attendre l'accord d'un membre avant cette étape » pour celles qui doivent être validées, puis cliquez sur « Ajouter le circuit ».
Dans le dossier
Un circuit qui attend un geste apparaît dans l'encart « Circuits » de la synthèse du dossier, et le responsable du dossier reçoit une notification. « Valider » exécute l'étape et le circuit continue ; « Refuser » l'arrête là. Pour une étape « projet », « Générer le projet » fusionne le modèle avec le dossier, comme « Nouveau projet », puis ouvre le projet ; l'étape suivante peut en demander la relecture. « Passer » continue sans projet.
Attention. Rien d'irréversible ne part seul : un circuit n'envoie, ne facture ni ne dépose jamais rien. Modifier un circuit ne change pas ceux déjà partis ; un même événement ne relance pas un circuit deux fois.
Astuce. Les déclencheurs du même bloc de réglages proposent une suite que vous acceptez une à une ; un circuit, lui, agit seul. Commencez par un circuit simple, par exemple à la création d'un dossier : assigner la vérification des conflits, puis prévenir les associés.
Ce guide ne répond pas à votre question ?
Prenez trente minutes avec nous pour poser vos questions avec vos propres cas.