Tenir son agenda de la semaine

L'« Agenda » présente la semaine, du lundi au dimanche, pour tous vos espaces : les rendez-vous dans leur créneau, et en tête de chaque jour les délais de procédure qui y tombent. Chaque élément prend la couleur de son espace.

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• Le sélecteur de vue propose « Jour », « Semaine », « Mois », « Liste » et « Équipe ». « Jour » place les rendez-vous sur une grille de 7 h à 21 h, côte à côte quand ils se chevauchent ; ceux qui sortent de cette plage figurent à part dans « Hors plage 7 h – 21 h ». « Liste » donne les 30 jours à venir ; « Équipe » met une colonne par membre. Sur un écran de moins de 768 px, l'agenda s'ouvre en liste.
• Les flèches passent à la période précédente ou suivante ; « Aujourd'hui » revient à la période en cours.
• « Toute l'équipe » montre l'agenda de tous ; « Les miens » ne garde que les rendez-vous dont vous êtes participant, responsable ou créateur, et les échéances dont vous êtes responsable, ou sans responsable dans vos dossiers.
• Le filtre « Type » isole les audiences, rendez-vous, expertises, appels ou autres : les délais de procédure et les charges sont alors masqués. Un délai masqué par un filtre n'est jamais caché sans trace : une ligne « 2 délais de rigueur masqués par le filtre · Afficher » le signale au-dessus de l'agenda, et « Afficher » retire le filtre.
• Les délais de procédure s'affichent « délai de rigueur » ou « échéance », suivis du dossier. Une échéance faite est grisée. Cliquez dessus pour la reporter, la marquer faite ou lancer le chrono.

Un clic sur un rendez-vous ou une audience ouvre son détail à droite, sans quitter l'agenda (en plein écran sur téléphone) : juridiction, chambre et numéro de rôle, client, partie adverse et confrère adverse avec leurs coordonnées, prochaines échéances, dernières notes et pièces, temps non facturé et solde dû. De là, « Chrono sur ce dossier », « Ouvrir le dossier » et « Ajouter une note » ; « Modifier » ouvre le formulaire du rendez-vous. Un rendez-vous sans dossier propose « Rattacher à un dossier », parmi les dossiers ouverts du même espace. Échap ferme le détail.

Ajouter un rendez-vous

1. Cliquez sur « Nouveau rendez-vous ».
2. Saisissez l'« Intitulé », par exemple « Audience de mise en état », et choisissez le « Type » : Audience, Rendez-vous, Expertise, Appel ou Autre.
3. Rattachez-le à un dossier dans « Dossier (facultatif) ». Sans dossier, choisissez l'« Espace, si aucun dossier ».
4. Indiquez la « Date », le « Début » et la « Fin », puis au besoin le « Lieu » et des « Notes ».
5. Pour une audience, remplissez le bloc « Audience » : « Juridiction ou chambre », « Salle » et « Heure d'appel ».
6. Dans « Participants », cochez les membres de l'espace invités (vous l'êtes par défaut) et, avec « Ajouter un contact », les contacts. Un contact sans adresse e‑mail ne reçoit pas d'invitation, et le champ le signale.
7. Dans « Répétition », choisissez « Se répète » : « Chaque jour », « Chaque semaine » ou « Chaque mois », avec l'intervalle (« Tous les »). Une répétition hebdomadaire se règle par « Jours » ; « Se termine » : « Jamais », « Le » (dernier jour) ou « Après » un nombre de fois.
8. Dans « Rappels », cochez « 15 min avant », « 1 h avant », « 1 jour avant » ou « 2 jours avant » : un e‑mail part aux participants membres et, dans un agenda synchronisé, une alarme sonne. Si l'associé a activé « Rappels de rendez-vous par notification » dans les réglages de l'espace, le rappel arrive aussi dans Diligence et sur le téléphone ; chacun choisit ses canaux dans « Mon compte », « Rappels de rendez-vous ».
9. Cliquez sur « Ajouter ».

Modifier, remettre ou supprimer

Cliquez sur un rendez-vous : la fenêtre « Rendez-vous » reprend ses informations et la liste des participants (« Invitation envoyée le … » ou « Non invité »). Modifiez-les puis cliquez sur « Enregistrer », ou cliquez sur « Supprimer le rendez-vous ».

• Un rendez-vous qui se répète vous demande « Appliquer à » : « Cette occurrence » ou « Toute la série ». « Supprimer cette occurrence » garde le reste de la série ; « Supprimer toute la série » enlève aussi les occurrences modifiées.
• Une audience peut être remise : « Remettre l'audience » demande la « Nouvelle date », le « Début », la « Fin », l'« Heure d'appel » (sans réponse, elle suit le début) et un « Motif (facultatif) ». Les remises successives restent listées dans la fenêtre de l'audience.
• Sur la fiche du dossier, la section « Audiences » liste les cinq prochaines audiences puis les trois dernières passées, avec un lien vers toutes les audiences dans l'agenda.

Astuce. Rattachez vos audiences au dossier : une audience à venir remplit les champs [Date de la prochaine audience], [Heure de la prochaine audience] et [Lieu de la prochaine audience] de vos actes, et le rendez-vous terminé se transforme en prestation d'un clic depuis « Ma journée ».

Attention. Le dossier d'un rendez-vous existant ne se change pas. S'il a été rattaché au mauvais dossier, supprimez-le et recréez-le. Pour retrouver cet agenda dans Outlook ou sur votre téléphone, voyez l'article sur le lien d'agenda.

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