Clôturer et archiver un dossier : la liste de contrôle, le motif et la lettre de clôture

Avant de fermer un dossier, Diligence vérifie ce qui reste en suspens (temps non facturé, compte de tiers, échéances…) et vous demande une décision pour chaque point. Une fois tout réglé, le dossier est clos, sa date de conservation est calculée et une lettre de clôture peut partir chez le client. Les assistants ne peuvent pas clôturer.

Archiver un dossier

Dans Diligence, archiver un dossier, c'est le clôturer : il n'existe pas d'archivage à part. Le dossier archivé passe en lecture seule et quitte l'onglet « En cours » de la liste des dossiers pour l'onglet « Clos (archivés) », où il reste consultable et d'où il peut être rouvert. Ses archives (pièces, temps, factures, journal) sont conservées avec lui.

Clôturer

1. Ouvrez le dossier, puis le menu « … » en haut de la fiche, et cliquez sur « Clôturer et archiver ».
2. Pour chaque point listé, choisissez la « Décision » qui convient. Une pièce originale est « Restituée au client » (avec la date) ou « Conservée » (avec un motif) ; un solde de compte de tiers non nul demande « Solde justifié, avec motif ».
3. Dans « Motif de clôture », répondez à « Pourquoi clôturez-vous ce dossier ? » : « Affaire terminée », « Transaction », « Désistement », « Dessaisissement (l'avocat se décharge ou est déchargé) », « Client injoignable » ou « Autre » (la « Précision » est alors à écrire).
4. Cliquez sur « Clôturer et archiver ». Le bouton reste grisé tant qu'une décision ou le motif manque.

Les points contrôlés

• « Temps non facturé » : « Passer en non facturable », ou « Ignorer » (le temps reste à facturer, hors du dossier clos) ;
• « Débours non facturés » : « Ne pas les refacturer » ;
• « Factures en préparation » : « Supprimer les brouillons » ou « Les garder en brouillon » (ils ne pourront plus être émis) ;
• « Provisions non imputées » : « Remboursée au client » ou « Imputée hors Diligence » ;
• « Compte de tiers » : le solde doit être nul, ou justifié ;
• « Factures impayées » : « Créance conservée » (le recouvrement continue hors dossier) ou « Abandonnée » ;
• « Pièces originales à restituer », « Échéances ouvertes » (« Marquer faites », « Supprimer » ou « Garder ») et « Rendez-vous à venir ».

Chaque point propose aussi des liens vers l'écran où le régler (« Préparer la facture », « Ouvrir les pièces »…). Si la clôture échoue, vos décisions sont conservées. Si rien n'est en suspens, Diligence l'écrit : « Rien n'est en suspens dans ce dossier. »

Attention. Si un chrono tourne sur le dossier, arrêtez-le d'abord : la clôture est impossible tant qu'il tourne.

Après la clôture

Le dossier affiche « Dossier clos et archivé le … », le motif et « Conservation jusqu'au … » : la date de clôture plus 10 ans, avec les fondements juridiques en infobulle. À l'étape « Lettre de clôture », « Générer la lettre de clôture » utilise le modèle « Lettre de clôture » de l'espace (ou celui de la bibliothèque), affiche un aperçu et signale les champs à compléter. « Envoyer à … » l'adresse e‑mail du client la fait partir ; « Régénérer » la refait. Seuls un associé ou un collaborateur génèrent la lettre.

Le bandeau du dossier clos propose « Lettre de clôture » pour y revenir, « Voir les dossiers archivés » pour l'onglet « Clos (archivés) » de la liste, et « Rouvrir le dossier » si la clôture était prématurée (la réouverture demande un motif et est inscrite au journal ; un assistant ne voit pas ce bouton). Dans l'onglet « Clos (archivés) », le filtre « Motif de clôture » permet de chercher par motif de clôture.

Astuce. Quand la conservation arrive à échéance, l'article « Conservation des dossiers clos : échéance, prolongation et destruction » explique comment prolonger ou détruire le dossier.

Modes amiables proposés au client (art. 444 C. jud.)

L'avocat informe son client de la possibilité de médiation, de conciliation et de tout autre mode amiable de résolution des litiges. Les modèles « Modèle de lettre d'engagement au client » et « Modèle de convention d'honoraires » de la bibliothèque contiennent ce paragraphe. Si l'interrupteur « Modes amiables » de l'espace est allumé (Réglages › espace › Général, groupe « Dossiers et agenda », éteint par défaut, seul un associé le change), Diligence garde aussi la trace de cette information :

• sur la Synthèse d'un dossier (hors dossiers de substitutions), la case « Modes amiables proposés au client » se coche à la main (« Proposés le … », « Par … · saisie à la main ») ou d'office à la signature électronique d'une convention qui contient le paragraphe (« Via la convention d'honoraires signée électroniquement, le … ») ;
• chaque changement s'inscrit au fil d'activité du dossier ;
• à la clôture guidée, si la case est restée vide, le rappel « Le client n'a pas été informé des modes amiables » s'affiche, avec « Marquer comme fait ». Ce rappel ne bloque pas la clôture.

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