Factures d'achat Peppol : importer les factures de vos fournisseurs

Les factures de vos fournisseurs (huissier, expert, traducteur…) vous parviennent en Peppol, chez le prestataire qu'utilise votre comptable. Diligence lit leur fichier UBL et prépare la dépense : fournisseur, numéro, montants et, si possible, le dossier concerné. Le PDF contenu dans le fichier est joint comme justificatif ; sans PDF, l'UBL lui-même sert de justificatif.

Activer l'import

Un associé ouvre « Réglages », puis l'espace, section « Général ». Dans la carte « Factures d'achat Peppol », il coche « Importer les factures d'achat Peppol dans cet espace » et clique sur « Enregistrer ». Le réglage est éteint par défaut.

Importer un fichier à la main

1. Dans « Dépenses », cliquez sur « Importer une facture Peppol ». Depuis un dossier, ouvrez l'onglet « Argent », section « Facturation », puis « Importer une facture d'achat » dans la section « Débours ».
2. Glissez le fichier UBL (.xml) de la facture, ou cliquez sur « Choisir un fichier » (10 Mo au plus).
3. Vérifiez la dépense préremplie. Si la référence acheteur ou le numéro de bon de commande du fichier correspond à la référence d'un dossier, Diligence le propose (« Proposé : la référence acheteur du fichier est … ») ; sinon, choisissez le dossier vous-même.
4. Enregistrez. La dépense est rattachée au dossier comme débours.

Une facture déjà importée est signalée (« Cette facture est déjà enregistrée (dépense du …). ») avec « Ouvrir la dépense ».

Réception automatique

Plutôt que de télécharger chaque fichier, l'associé peut relier l'espace au prestataire : sous la carte « Factures d'achat Peppol », le bloc « Réception automatique » demande le « Prestataire » et la « Clé d'API » qu'il vous a fournie (conservée chiffrée, elle ne s'affichera plus), puis « Tester et enregistrer ». La première relève a lieu dans les 24 heures.

• Les factures relevées apparaissent dans « Dépenses », section « Factures reçues ». « Importer » ouvre la dépense préremplie, comme pour un fichier déposé à la main.
• « Ignorer » écarte une facture qui ne vous concerne pas ; elle reste dans « Ignorées », d'où « Restaurer » la fait revenir.
• Une note de crédit, un fichier illisible ou un fournisseur inconnu sont signalés sur la ligne.
• « Déconnecter » arrête la réception ; les factures déjà reçues restent dans « Dépenses ».

Attention. La réception automatique demande un compte chez le prestataire Peppol de votre comptable, et le bloc n'apparaît que si un prestataire est proposé pour votre installation de Diligence. L'import à la main reste toujours possible.

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