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Dossiers en série : une réclamation en masse

Créer d'un coup une série de dossiers depuis un tableur, générer le même acte pour tous et suivre la série sur un seul écran.

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Pour des dizaines de réclamations semblables (vols annulés, charges d'une copropriété…), importez les dossiers depuis un tableur et regroupez-les en série. La série a son propre écran : vous y générez le même acte pour tous ses dossiers et suivez leur avancement.

Créer la série à l'import

  1. Dans « Dossiers », cliquez sur « Importer », choisissez l'espace et votre fichier CSV, puis vérifiez la correspondance des colonnes.
  2. Dans la carte « Série », cochez « Regrouper ces dossiers en série ». Le nom proposé est « Import du » suivi de la date ; changez-le au besoin (120 caractères au plus).
  3. Cliquez sur « Importer … dossiers dans la série » et ne fermez pas la page pendant l'import.
  4. Cliquez sur « Voir la série » pour ouvrir son suivi.
  • Une colonne dont l'en-tête commence par « q: » donne la réponse au questionnaire des modèles pour chaque dossier : « q:numero_vol » répond à la question « numero_vol » des modèles. « oui », « x » ou « 1 » répondent oui ; « non » ou « 0 » répondent non.
  • Une ligne fautive (intitulé manquant, référence déjà utilisée) n'empêche pas les autres : le bilan affiche les premières lignes ignorées avec leur motif, le journal des imports les garde toutes, et vous pouvez les télécharger en CSV pour les corriger.
  • Sans la case cochée, l'import reste un import ordinaire.

Générer un acte pour toute la série

  1. Dans « Dossiers », cliquez sur « Séries », puis sur la série. Le bouton « Séries » n'apparaît que si l'espace a au moins une série.
  2. Cochez les dossiers, ou « Tout sélectionner », puis cliquez sur « Générer un acte ».
  3. Choisissez le modèle et le format, puis cliquez sur « Générer ». Les dossiers sont traités dix par dix ; vous pouvez interrompre entre deux paquets.
  4. Le bilan compte les actes générés, ceux à compléter (avec les champs manquants) et les échecs, que vous pouvez relancer.

Astuce. Chaque acte rejoint les pièces de son dossier. La colonne « Dernier acte » du suivi montre le dernier acte généré, et la fiche du dossier porte la pastille « Série : … » qui ramène au suivi.

Attention. « Retirer de la série » et « Supprimer la série » ne suppriment aucun dossier : ils restent dans l'espace, simplement sans série.

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